Vom Karton im Keller zur digitalen HR-Plattform: Wie Viebrockhaus mit Rexx Systems eine
vollständige Entbürokratisierung seiner Personalarbeit realisiert hat.
Wer ein Haus von Viebrockhaus kauft, bekommt Qualität, die man spürt: Stein auf Stein gemauert mit über 70 Jahren Erfahrung im Massivhausbau. 1954 gründete Maurermeister Gustav Viebrock seinen Betrieb in Harsefeld im Landkreis Stade mit einigen Gesellen und dem Versprechen, Familien ein qualitativ hochwertiges Zuhause zu bauen.
Heute ist die Viebrockhaus AG einer der größten Massivhausanbieter Deutschlands mit rund 1.100 Beschäftigten, drei großen Musterhausparks in Kaarst, Fallingbostel und Hirschberg sowie Standorten von der Ostsee bis nach Baden-Württemberg und von Dresden bis Köln.
Doch die Effizienz, die auf den Baustellen herrschte, fehlte in der Personalverwaltung. Diese fand auf Papier statt. Viel Papier.
Kerstin Gerß (Vorstand Personal, Viebrockhaus AG) erklärt: „Wir hatten Kartons im Keller stehen mit Blöcken für die Stundenzettel der LKW-Fahrer. Die wurden mit Kugelschreiber ausgefüllt, dann eingesammelt, abgezeichnet, weitergereicht. Und am Ende des Monats gab es hier großes Verpacken: Jeder ging an die Kuvertiermaschine, um die Lohnabrechnungen in die Post zu geben. Das war immer ein ganzer Tag.“
Die Ausgangssituation: Ein Flaschenhals namens Zentrale
Sämtliche HR-Prozesse liefen – historisch gewachsen – manuell, papierbasiert und mit erheblichem Zeitaufwand über die Zentrale in Harsefeld. Urlaubsanträge, Reisekostenerstattungen, Sportboni, Brillenzuschüsse, Arbeitssicherheitsnachweise: Alles wurde auf Papier beantragt, abgezeichnet, weitergereicht und abgeheftet.
Besonders herausfordernd: Viebrockhaus ist dezentral aufgestellt. Auf Baustellen, in Beratungsbüros und Musterhausparks quer durch Deutschland arbeiteten Kolonnen und Vertriebsteams, die ihre Stundenzettel und Anträge physisch oder per Scan in die Zentrale schicken mussten. Bauleiter brachten Unterschriftenlisten auf die Baustellen und wieder zurück. Personalakten füllten die Schränke.
Das Unternehmen wuchs weiter und damit der Druck auf die HR-Abteilung. Im Zuge einer umfassenden Digitalisierungsstrategie war klar: Im Personalbereich musste eine innovative Lösung her.
Die Entscheidung für Rexx Systems
Die Suche nach einem geeigneten HR-System führte Viebrockhaus zu Rexx Systems. Ausschlaggebend waren neben dem überzeugenden Produktportfolio auch die Referenzen und die Marktpräsenz des Hamburger Anbieters. Und nicht zuletzt die räumliche Nähe: Rexx Systems ist ebenfalls in Norddeutschland verwurzelt und versteht die Anforderungen mittelständischer Unternehmen aus der DACH-Region.
Eine allumfassende Lösung sollte her. Gleichzeitig wurden Rexx HR und Rexx Recruiting eingeführt – ein bewusst ambitionierter Schritt, der die gesamte Personalarbeit auf einmal digitalisieren sollte.
Die Implementierung: Glück im Unglück
Der Startschuss fiel 2019. Was als Roll-out-Projekt mit Präsenzschulungen, großer Auftaktveranstaltung und persönlicher Unterstützung seitens Rexx Systems geplant war, wurde durch ein nicht vorhersehbares Ereignis auf die Probe gestellt: COVID-19.
Paradoxerweise wurde die Pandemie zum Beweis für die Richtigkeit der Entscheidung: Als alle Mitarbeitenden ins Homeoffice wechselten, war Viebrockhaus bereits weit genug digitalisiert, um arbeitsfähig zu bleiben. Kartonweise Unterlagen hätten sich nicht mehr transportieren lassen und das papierbasierte System wäre spätestens jetzt an seine Grenzen gekommen.
„Als die Pandemie uns alle ins Homeoffice schickte, wurde klar, was die Digitalisierung wirklich wert war. Kartonweise Unterlagen schleppen war keine Option mehr. Dass wir Rexx Systems bereits im Einsatz hatten, war für uns ein großes Glück.”
Kerstin Gerß, Vorstand Personal, Viebrockhaus AG
Die Lösung: Rexx Systems im Einsatz bei Viebrockhaus
Heute nutzt Viebrockhaus die Rexx Suite als zentrale HR-Plattform. Ob für das Bewerbermanagement bis zur Personalentwicklung. Die wichtigsten Module im Überblick:
- HR & Recruiting Die beiden Lösungen wurden als Kern gemeinsam eingeführt, um den Prozess von der Bewerbung bis zur Einstellung durchgängig digital abzubilden.
- Digitale Personalakte Löst die physischen Archive vollständig ab und bündelt alle Dokumente sicher und zentral an einem Ort.
- Zeiterfassung Ersetzt die manuelle Stundenzettel-Logistik. Zeiten werden digital erfasst, Genehmigungen erfolgen per Klick.
- Ausblick: Learning & Skillmanagement Zukünftig werden hierüber die interne Weiterbildung und Nachfolgeplanung gesteuert, um eine zentrale Viebrockhaus-Akademie aufzubauen.
Change Management: Auch den Letzten überzeugen
Eine Herausforderung war die Einführung des Systems bei den gewerblichen Mitarbeitenden auf den Baustellen. Viele von ihnen hatten jahrelang mit Akkordbüchern und Papier gearbeitet. Digitale Systeme weckten Skepsis, besonders rund um sensible Lohn- und Personaldaten.
Das Viebrockhaus-HR-Team löste das pragmatisch: Die Lohnabrechnung wurde schlicht nicht mehr per Post verschickt. Wer seine Abrechnung sehen wollte, musste sich bei Rexx Systems einloggen. Gleichzeitig bot die Personalabteilung persönliche Unterstützung an. Mitarbeitende konnten mit ihrem Handy vorbeikommen und wurden direkt angemeldet und eingeführt.
Heute nutzen alle Beschäftigten – vom Büroteam bis zur Baukolonne – das System. Und sie schätzen es: Sie sehen jederzeit ihren Urlaubsstand, können Anträge digital stellen und müssen nicht mehr in der Zentrale anrufen.
Und das stille Einverständnis der Belegschaft ist vielleicht das aussagekräftigste Ergebnis, schließlich hat kein Mitarbeitender den Rückweg zum Papier gefordert.
Die Ergebnisse: Weniger Bürokratie, mehr Tempo
| Time-to-Hire | Von 60 auf 40–45 Tage verkürzt (–33 %) |
| Antragsentscheidungen | Von 7 Tagen auf 1–2 Tage – für Urlaub, Brille, Reisekosten & Co. |
| Papier-Urlaubsscheine | Ca. 5.000 Zettel/Jahr weniger gebucht, abgeheftet, verschickt: entfällt |
| Kinderabfrage Pflegeversicherungsbeitrag |
1.000 Mitarbeitende in 3 Wochen abgefragt – statt geschätzter 2 Monate ohne Rexx Systems |
| Lohnabrechnung | Ca. 1 Arbeitstag/Monat eingespart (Kuvertierung & Postversand entfallen) |
| Systemakzeptanz | 100 % der Belegschaft nutzt Rexx Systems aktiv – vom Büro bis zur Baukolonne |
| Pandemie-Resilienz | Vollständige Arbeitsfähigkeit im Homeoffice dank frühzeitiger Digitalisierung |
Ausblick: Wachstum digital skalieren
Viebrockhaus expandiert: Neue Standorte in Dresden, Berlin und Zülpich sind in Planung oder bereits in der Eröffnung. Mit Rexx Systems kann das Onboarding neuer Standorte und Mitarbeitender zentral gesteuert werden. Die Plattform wächst einfach mit dem Unternehmen.
Gleichzeitig treibt Kerstin Gerß die Professionalisierung der Personalentwicklung voran. So soll mit dem Skillmanagement-Modul künftig eine einheitliche Kompetenzlandkarte entstehen; als Grundlage für gezielte Förderung, interne Mobilität und strategische Nachfolgeplanung.
