Das Arbeitszeugnis ist eines der heikelsten Dokumente im HR-Bereich. Jede Formulierung wirkt sich auf die Bewerbungschancen ehemaliger Mitarbeitender aus, jede Unklarheit öffnet die Tür zu Arbeitsgerichtsprozessen.
Seit dem 1. Januar 2025 kommt eine zusätzliche Dimension hinzu: Mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) erlaubt § 109 Abs. 3 Gewerbeordnung erstmals das elektronische Arbeitszeugnis mit qualifizierter elektronischer Signatur. Für HR-Abteilungen bedeutet das neue Abläufe bei Einwilligung, Signatur und Archivierung. Die alten Grundsätze, namentlich Zeugniswahrheit und Zeugnisklarheit, gelten weiterhin.
Was ist ein Arbeitszeugnis?
Ein Arbeitszeugnis ist die schriftliche oder elektronische Bescheinigung des Arbeitgebers über Art, Dauer sowie auch Leistung und Verhalten eines Beschäftigungsverhältnisses. Primäre Rechtsgrundlage ist § 109 Gewerbeordnung (GewO). Arbeitnehmer haben demnach bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses Anspruch auf ein schriftliches Zeugnis. Für Auszubildende regelt § 16 Berufsbildungsgesetz (BBiG) den Anspruch gesondert.
Das Arbeitszeugnis erfüllt zwei Funktionen: Es belegt zum einen die berufliche Vergangenheit gegenüber künftigen Arbeitgebern und dient zugleich als Bewerbungsinstrument. Aus dieser Doppelrolle entsteht der zentrale Interessenkonflikt, den die Rechtsprechung seit Jahrzehnten austariert: das Zeugnis muss wahr sein und darf das berufliche Fortkommen nicht unnötig erschweren.
Zeugniswahrheit und Zeugnisklarheit
Zwei Leitprinzipien prägen jedes Arbeitszeugnis:
Die Zeugniswahrheit verlangt, dass alle Angaben der Realität entsprechen. Lobende Formulierungen, die die tatsächliche Leistung überzeichnen, sind ebenso unzulässig wie bewusst schlechte Noten ohne sachliche Grundlage.
Zeugnisklarheit bedeutet, dass ein verständiger Leser den Inhalt ohne Entschlüsselungswissen erfassen kann. Geheimcodes, doppelbödige Wendungen und missverständliche Auslassungen verstoßen gegen diesen Grundsatz.
In der Praxis besteht zwischen beiden Prinzipien oft Spannung. Wer eine schwache Leistung exakt abbilden will, bewegt sich schnell in einem rechtlich heiklen Bereich, wenn er dabei Formulierungen jenseits der etablierten Zeugnissprache wählt. Hier zahlt sich eine standardisierte, arbeitsrechtlich geprüfte Textbasis aus.
Welche Arten von Arbeitszeugnissen gibt es?
Die gängigen Zeugnisarten unterscheiden sich in Inhalt, Umfang und Ausstellungszeitpunkt. Welche Form zum Einsatz kommt, hängt von drei Faktoren ab: dem Anlass (laufendes oder beendetes Arbeitsverhältnis), der Dauer der Beschäftigung (unter oder über sechs Monate) und dem ausdrücklichen Wunsch des Mitarbeitenden.
Sechs Zeugnisarten spielen eine Rolle. Drei davon regelt § 109 GewO direkt, die übrigen ergeben sich aus Spezialgesetzen oder Richterrecht:
| Zeugnisart | Inhalt | Anlass | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|---|
| Einfaches Arbeitszeugnis | Persönliche Daten, Art und Dauer der Tätigkeit | Beendigung, kurze Beschäftigung | § 109 Abs. 1 Satz 2 GewO |
| Qualifiziertes Arbeitszeugnis | Zusätzlich Leistungs- und Verhaltensbeurteilung | Beendigung, auf ausdrückliches Verlangen | § 109 Abs. 1 Satz 3 GewO |
| Zwischenzeugnis | Aufbau wie qualifiziertes Zeugnis, im Präsens | Vorgesetztenwechsel, Elternzeit, Versetzung | Richterrecht |
| Ausbildungszeugnis | Tätigkeiten in der Ausbildung, Prüfungsergebnis | Ende der Berufsausbildung | § 16 BBiG |
| Praktikumszeugnis | Dauer, Aufgaben, ggf. Bewertung | Ende eines Praktikums | § 109 GewO analog |
| Dienstzeugnis | Äquivalent im öffentlichen Dienst | Ende des Dienstverhältnisses | Landesbeamtengesetze, § 630 BGB |
Einfaches Arbeitszeugnis
Das einfache Arbeitszeugnis ist die Grundvariante. Es enthält nur Angaben zu Art und Dauer der Tätigkeit, aber keine Bewertung. Arbeitgeber sind gesetzlich zur Ausstellung verpflichtet, wenn kein qualifiziertes Zeugnis verlangt wird. In der Praxis kommt das einfache Arbeitszeugnis selten vor, weil die meisten Beschäftigten die ausführliche Form benötigen.
Qualifiziertes Arbeitszeugnis
Das qualifizierte Arbeitszeugnis ist der Standard in der Bewerbungspraxis. Es ergänzt die Angaben zu Tätigkeit und Dauer um eine Bewertung der Leistung, des Verhaltens und gegebenenfalls der Führungskompetenz. Anspruch darauf haben Mitarbeitende nach ständiger Rechtsprechung ab einer Beschäftigungsdauer von rund sechs Monaten. Davor fehlt regelmäßig die Grundlage für eine belastbare Bewertung.
Weil das qualifizierte Zeugnis als Bewerbungsinstrument dient, sind Formulierung, Struktur und Layout sensibel. Fehler hier haben direkte Auswirkungen auf die künftige Karriere.
Zwischenzeugnis
Ein Zwischenzeugnis wird während eines laufenden Arbeitsverhältnisses ausgestellt. Typische Anlässe sind etwa ein Vorgesetztenwechsel, anstehende Elternzeit, eine interne Versetzung oder eine in Aussicht gestellte Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Formal entspricht das Zwischenzeugnis dem qualifizierten Arbeitszeugnis, wird aber im Präsens formuliert, weil das Arbeitsverhältnis weiterläuft. Einen ausdrücklichen gesetzlichen Anspruch gibt es nicht, in der Praxis stellen Arbeitgeber Zwischenzeugnisse bei berechtigtem Anlass aber aus.
Ausbildungszeugnis
Für Auszubildende regelt § 16 BBiG den Zeugnisanspruch. Pflicht ist ein einfaches Ausbildungszeugnis mit Angaben zu Art und Dauer der Ausbildung, Ziel und erworbenen Fertigkeiten. Auf Verlangen wird das Zeugnis um Verhalten, Leistung und besondere fachliche Fähigkeiten erweitert. Ein fehlender Hinweis auf das Prüfungsergebnis wird in der Praxis als Nichtbestehen interpretiert.
Wann kann man ein Arbeitszeugnis anfordern?
Der Zeugnisanspruch richtet sich nach Anlass und Zeugnisart und entsteht nicht automatisch mit dem letzten Arbeitstag.
Beim Endzeugnis entsteht der Anspruch mit der rechtlichen Beendigung des Arbeitsverhältnisses, also mit dem letzten Tag der Kündigungsfrist. Mitarbeitende fordern das Zeugnis oft bereits mit Ausspruch der Kündigung oder dem Abschluss eines Aufhebungsvertrags an, erhalten es aber meist erst zum Austrittstermin.
Beim Zwischenzeugnis besteht der Anspruch, sobald ein berechtigter Anlass vorliegt: Vorgesetztenwechsel, längere Abwesenheit, interne Versetzung oder Bewerbung auf eine andere Stelle.
Der Anspruch auf ein Arbeitszeugnis verjährt drei Jahre nach Ende des Jahres, in dem das Arbeitsverhältnis endete (§ 195 BGB). Nach sechs Monaten untätigen Wartens gilt er in vielen Fällen bereits als verwirkt, weil die Grundlage für eine fundierte Bewertung mit der Zeit schwindet.
Das Arbeitszeugnis ist nach herrschender Meinung zudem eine Holschuld. Mitarbeitende holen es grundsätzlich beim Arbeitgeber ab. Versand erfolgt nur, wenn die Abholung unzumutbar ist (etwa bei großer Entfernung) oder der Arbeitgeber sich mit der Ausstellung in Verzug befindet.
Rechtssichere Arbeitszeugnisse in Minuten statt Stunden
Was gilt seit 2025 für das elektronische Arbeitszeugnis?
Mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) hat der Gesetzgeber zum 1. Januar 2025 eine grundlegende Änderung eingeführt: § 109 Abs. 3 GewO erlaubt jetzt die elektronische Ausstellung des Arbeitszeugnisses. Vorher war dies durch das Schriftformerfordernis ausdrücklich ausgeschlossen.
Zwei Voraussetzungen sind zwingend:
- Zustimmung des Mitarbeitenden: Das Zeugnis darf nur elektronisch ausgestellt werden, wenn der Arbeitnehmer dem ausdrücklich zustimmt. Ohne Einwilligung bleibt die Papierform Pflicht. Die Zustimmung kann formlos erfolgen, gehört aber aus Dokumentationsgründen schriftlich oder elektronisch in die Personalakte.
- Qualifizierte elektronische Signatur (QES): Die digitale Unterschrift muss den Anforderungen des § 126a BGB entsprechen. Eine einfache PDF-Signatur, ein Scan der handschriftlichen Unterschrift oder eine fortgeschrittene elektronische Signatur reichen nicht aus. Die QES basiert auf einem Zertifikat eines qualifizierten Vertrauensdiensteanbieters nach eIDAS-Verordnung.
Was benötigen Arbeitgeber technisch?
Die Umstellung auf das elektronische Arbeitszeugnis betrifft drei Prozessebenen, die ineinandergreifen müssen. Fehlt einer dieser Bausteine, ist das Zeugnis im Streitfall angreifbar.
- Eine QES-fähige Signaturinfrastruktur: Zugriff auf einen qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter nach eIDAS.
- Ein Dokumentenmanagementsystem: fälschungssichere Archivierung signierter Dokumente.
- Ein klarer Einwilligungsprozess: dokumentiert die Zustimmung der Mitarbeitenden und macht sie jederzeit nachweisbar.
Hinweis: Auch nach der Gesetzesänderung behalten Mitarbeitende das Recht, ein Zeugnis in Papierform zu verlangen. Wer auf das elektronische Verfahren umstellt, kommuniziert diese Wahloption am besten schon im Onboarding und im Austrittsprozess. Ein paralleles Angebot beider Formen ist in der Übergangsphase die praxistauglichste Lösung.
Wie ist ein qualifiziertes Arbeitszeugnis aufgebaut?
Ein qualifiziertes Arbeitszeugnis folgt einer etablierten Struktur. Wer davon abweicht, riskiert, dass Personalverantwortliche das Dokument als unvollständig oder versteckt abwertend lesen.
Aufbau eines qualifizierten Arbeitszeugnisses:
- Überschrift und Einleitungssatz: Die Bezeichnung lautet „Arbeitszeugnis“ oder „Zwischenzeugnis“. Der Einleitungssatz nennt den Namen des Mitarbeitenden, den Eintritts- und Austrittstermin sowie die zuletzt ausgeübte Position. Das Geburtsdatum ist heute nicht mehr üblich.
- Unternehmens- und Abteilungsbeschreibung: Eine kurze Einordnung in Branche, Unternehmensgröße und Bereich des Mitarbeitenden liefert dem späteren Leser Kontext.
- Tätigkeitsbeschreibung: Die Aufgaben werden in zeitlicher Reihenfolge aufgelistet. Bei mehreren Positionen im Unternehmen müssen Wechsel und Beförderungen erkennbar sein.
- Leistungsbeurteilung: Hier fließen Arbeitsweise, Fachwissen, Arbeitsqualität, Arbeitsquantität, Arbeitsbereitschaft und Gesamteindruck ein. Die Formulierung folgt der etablierten Zeugnissprache mit ihrem Notenspektrum.
- Verhaltensbeurteilung: Das Verhalten gegenüber Vorgesetzten, Kollegen und gegebenenfalls Kunden wird bewertet. Bei Führungskräften kommt das Führungsverhalten hinzu.
- Schlussformel und Abschluss: Austrittsgrund, Dank, Bedauern und gute Wünsche sind üblich, aber nicht zwingend (BAG, Urteil vom 25.01.2022, 9 AZR 146/21). Das Zeugnis schließt mit Ort, Datum und Unterschrift.
Wie sind die Formulierungen im Arbeitszeugnis zu verstehen?
Die Zeugnissprache hat sich über Jahrzehnte als Code etabliert, mit dem Arbeitgeber eine Leistungsbewertung abgeben, ohne direkte Schulnoten zu nennen. Wer die Systematik hinter den Formulierungen im Arbeitszeugnis nicht kennt, produziert schnell ein Zeugnis, das schlechter wirkt als beabsichtigt.
Die wichtigste Formel betrifft die Zufriedenheitsstufen in der Leistungsbeurteilung:
| Formulierung | Schulnote |
|---|---|
| stets zu unserer vollsten Zufriedenheit | 1 (sehr gut) |
| stets zu unserer vollen Zufriedenheit | 2 (gut) |
| zu unserer vollen Zufriedenheit | 3 (befriedigend) |
| zu unserer Zufriedenheit | 4 (ausreichend) |
| im Großen und Ganzen zu unserer Zufriedenheit | 5 (mangelhaft) |
| hat sich bemüht, die übertragenen Aufgaben zu erledigen | 6 (ungenügend) |
Analog existieren Skalen für die Verhaltensbeurteilung von „stets vorbildlich“ (Note 1) bis „war um ein korrektes Verhalten bemüht“ (Note 6) und für den Austrittsgrund.
Ein Wechsel im eigenen Wunsch wird typischerweise mit „Herr X verlässt unser Unternehmen auf eigenen Wunsch“ ausgedrückt. Fehlt diese Angabe und ist nur von „Beendigung des Arbeitsverhältnisses“ die Rede, interpretieren Personalverantwortliche das häufig als arbeitgeberseitige Kündigung.
Versteckte Codes sind unzulässig
Der klassische „Zeugniscode“ mit doppelbödigen Botschaften verstößt gegen Zeugniswahrheit und Zeugnisklarheit. Formulierungen, die auf den ersten Blick wohlwollend klingen, bei genauer Betrachtung aber Defizite andeuten, sind zwar verbreitet, aber rechtlich angreifbar. Beispiele aus der Rechtsprechung:
- „Er bemühte sich, den Anforderungen gerecht zu werden.“ Interpretation: Anforderungen nicht erfüllt.
- „Mit seinen Vorgesetzten ist er gut ausgekommen.“ Interpretation: Probleme mit Kollegen.
Mitarbeitende können gegen solche Formulierungen vor dem Arbeitsgericht vorgehen und eine Berichtigung verlangen.
Keine gesetzliche Mindestnote
Es existiert entgegen landläufiger Irrtümer keine gesetzliche Mindestnote für Arbeitszeugnisse. Das Bundesarbeitsgericht hat mit Urteil vom 18.11.2014 (9 AZR 584/13) klargestellt, dass die Note „befriedigend“ (zu unserer vollen Zufriedenheit) den juristischen Durchschnitt markiert, auch wenn empirische Studien zeigen, dass in der Praxis häufiger bessere Noten vergeben werden. Die Beweislast ist folgendermaßen geregelt:
- Will ein Arbeitnehmer eine bessere Beurteilung als „befriedigend“ durchsetzen, trägt er die Darlegungs- und Beweislast für die entsprechend bessere Leistung.
- Will der Arbeitgeber eine schlechtere Note als „befriedigend“ begründen, liegt die Beweislast bei ihm.
Was darf nicht im Arbeitszeugnis stehen?
Bestimmte Angaben sind im Arbeitszeugnis grundsätzlich unzulässig, weil sie die Wahrheitspflicht verletzen oder den Mitarbeitenden unverhältnismäßig benachteiligen würden:
- Krankheiten und längere Krankheitsphasen, außer die Tätigkeit war durch die Erkrankung dauerhaft eingeschränkt
- Schwangerschaften
- Gehaltshöhe und Details zur Vergütung
- Nebentätigkeiten, außer sie verstießen gegen den Arbeitsvertrag
- Straftaten und laufende Strafverfahren
- Mitgliedschaft in Gewerkschaften, Betriebsrat oder in einer politischen Partei
- Elternzeit, sofern sie die Tätigkeit nicht so stark geprägt hat, dass ein Weglassen ein falsches Gesamtbild ergäbe
Der genaue Grund für die Beendigung des Arbeitsverhältnisses darf nur mit ausdrücklicher Genehmigung des Arbeitnehmers genannt werden. Gleiches gilt für Hinweise auf nicht bestandene Prüfungen im Ausbildungszeugnis.
Typische Fehler beim Erstellen von Arbeitszeugnissen
Rund um das Arbeitszeugnis entstehen die meisten Konflikte aus Unachtsamkeit. Ein falsches Austrittsdatum, eine fehlende Tätigkeit, eine Formulierung, die unbeabsichtigt abwertend wirkt, und schon liegt eine Berichtigungsforderung auf dem Tisch. Diese sieben Fehler begegnen HR-Teams in der Praxis am häufigsten:
| Fehler | Konsequenz | Gegenmaßnahme |
|---|---|---|
| Unvollständige Tätigkeitsbeschreibung | Anspruch auf Ergänzung, Signal für künftige Arbeitgeber | Tätigkeiten aus Stellenbeschreibung und Entwicklungsakte zusammenführen |
| Fehlende Schlussformel bei sonst guter Bewertung | Leser vermuten Konflikt, obwohl rechtlich zulässig | Bewusste Entscheidung dokumentieren, Bewertung und Formel konsistent halten |
| Formulierungen jenseits der Zeugnissprache | Risiko der Falschinterpretation | Arbeitsrechtlich geprüfte Textbausteine verwenden |
| Rückdatierung oder ungewöhnlich spätes Ausstellungsdatum | Signal für Konflikte im Arbeitsverhältnis | Datum auf den letzten Arbeitstag oder einen zeitnahen Tag setzen |
| Fehlende Schnittstelle zur Personalakte | Zeugnis widerspricht früheren Beurteilungen | Leistungsdaten aus Mitarbeitergesprächen und Zielvereinbarungen einbinden |
Wie kann ich ein Arbeitszeugnis anfordern?
Mitarbeitende, die ein Arbeitszeugnis anfordern möchten, achten am besten auf vier Punkte, damit der Prozess reibungslos verläuft:
- Schriftliche Anforderung: Ein formloses Schreiben oder eine E-Mail an die HR-Abteilung genügt. Empfehlenswert ist die Angabe, ob ein einfaches oder qualifiziertes Zeugnis gewünscht ist, denn ohne ausdrückliches Verlangen wird nur das einfache Zeugnis ausgestellt.
- Frist setzen: Eine Reaktionsfrist von zwei bis vier Wochen ist üblich und angemessen. Bei Nichtreaktion folgt eine Erinnerung, bei weiterer Untätigkeit bleibt der Weg zum Arbeitsgericht.
- Inhalte prüfen: Das ausgestellte Zeugnis sollte auf Vollständigkeit, Korrektheit der Daten, Plausibilität der Bewertung und formale Mängel geprüft werden.
- Nachbesserung verlangen: Bei Mängeln besteht Anspruch auf Berichtigung. Die Forderung benennt präzise die beanstandeten Passagen, bestenfalls mit konkreten Alternativformulierungen.
Bleibt die Berichtigung aus, folgt eine Zeugnisberichtigungsklage vor dem Arbeitsgericht. Dann greift die Beweislastverteilung aus dem BAG-Urteil 9 AZR 584/13. Der Anspruch auf Korrektur erlischt nach ständiger Rechtsprechung nach rund 15 Monaten, die konkrete Verwirkungsgrenze hängt aber vom Einzelfall ab.
Wie erstelle ich digitale Arbeitszeugnisse?
Die manuelle Erstellung eines qualifizierten Arbeitszeugnisses dauert in HR-Abteilungen oft mehrere Stunden. Immerhin muss man Stammdaten zusammensuchen, Textbausteine aus alten Zeugnissen kopieren, Formulierungen juristisch prüfen, Corporate Design einhalten und das fertige Dokument ablegen.
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- Arbeitsrechtlich geprüfte Textbausteine werden auf Basis der Leistungsbewertung vorgeschlagen. HR-Mitarbeitende passen nur noch konkrete Details an, statt jedes Zeugnis neu zu formulieren.
- Das fertige Zeugnis wird im Corporate Design als PDF, Word-Datei oder mit qualifizierter elektronischer Signatur ausgegeben, sobald der Mitarbeitende der elektronischen Form zugestimmt hat.
- Alle Dokumente landen mit Audit-Trail und Versionsverwaltung direkt in der digitalen Personalakte.
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Arbeitszeugnis – Häufige Fragen und Antworten
Bin ich als Arbeitgeber verpflichtet, ein Arbeitszeugnis auszustellen?
Ja, bei Beendigung eines Arbeitsverhältnisses besteht nach § 109 GewO ein gesetzlicher Anspruch auf ein schriftliches oder elektronisches Zeugnis. Die Pflicht greift unabhängig von der Dauer der Beschäftigung. Nur das qualifizierte Zeugnis muss ausdrücklich verlangt werden.
Was ist der Unterschied zwischen einem einfachen und einem qualifizierten Arbeitszeugnis?
Ein einfaches Arbeitszeugnis enthält nur Art und Dauer der Tätigkeit, ein qualifiziertes Arbeitszeugnis ergänzt diese Angaben um eine Leistungs- und Verhaltensbeurteilung. In der Bewerbungspraxis ist das qualifizierte Zeugnis Standard.
Seit wann darf ein Arbeitszeugnis elektronisch ausgestellt werden?
Seit dem 1. Januar 2025 erlaubt § 109 Abs. 3 GewO die elektronische Ausstellung. Voraussetzung sind die Zustimmung des Mitarbeitenden und eine qualifizierte elektronische Signatur nach § 126a BGB. Eine einfache PDF-Signatur oder eingescannte Unterschrift reicht nicht aus.
Welche Note steckt hinter „zu unserer vollen Zufriedenheit”?
Diese Formulierung entspricht nach ständiger Rechtsprechung der Schulnote 3, also einem „befriedigend“. Das Bundesarbeitsgericht hat dies im Urteil vom 18.11.2014 (9 AZR 584/13) ausdrücklich bestätigt.
Muss eine Dankesformel im Arbeitszeugnis stehen?
Nein, Mitarbeitende haben keinen Anspruch auf eine Schlussformel mit Dank, Bedauern und Zukunftswünschen. Das Bundesarbeitsgericht hat dies mit Urteil vom 25.01.2022 (9 AZR 146/21) klargestellt. Ein Weglassen ist damit formell zulässig, wird aber häufig als negatives Signal gelesen.
Wie lange habe ich Zeit, ein Arbeitszeugnis anzufordern?
Der Anspruch verjährt drei Jahre nach dem Ende des Jahres, in dem das Arbeitsverhältnis beendet wurde. In der Praxis empfiehlt sich eine Anforderung innerhalb weniger Wochen, weil die Verwirkung bei längerem Zuwarten droht und die Grundlage für eine fundierte Bewertung mit der Zeit schwindet.
Kann ich eine Korrektur meines Arbeitszeugnisses verlangen?
Ja, bei inhaltlichen oder formalen Mängeln besteht Anspruch auf Berichtigung. Typische Korrekturgründe sind falsche Daten, unvollständige Tätigkeitsangaben, unklare oder unzulässig codierte Formulierungen sowie Verstöße gegen die Zeugnisklarheit. Bleibt die Korrektur aus, ist eine Zeugnisberichtigungsklage vor dem Arbeitsgericht möglich.
